| |
The Southbourne Tax Group - 10 manieren om te identificeren van de rekeningen te betalen fraude
 Saturday, May 27th 2017, 4:15 AM;  602;  0;  +0 | 0 | -0
Wanneer Sarbanes-Oxley, werd aangenomen in 2002, werden veel bedrijven gedwongen om een diepgaande blik op de interne controle van de [url=www.auditnet.org]rekeningen te betalen[/url]. Uitvoering van interne controles kost tijd, maar kan blijken te zijn een zeer kosteneffectieve maatregel als er fraude of lekkages worden gevonden. Hier zijn een paar benaderingen die u proberen kunt te scherpen van uw A / P controleren. Ze vereisen een zekere mate van datamining en programmering vermogen maar zijn vrij eenvoudig uit te voeren.
1) dubbele betalingen
Dubbele betalingen in de meeste gevallen mogelijk niet [url=www.thesouthbournegroup.com]fraude-gerelateerde[/url], maar blijven een belangrijke A / P lekkage dat is zowel te voorkomen en herstelbaar. Mark Van Holsbeck, directeur van Enterprise Network Security voor het Avery-Dennison, schat dat bedrijven dubbele betalingen naar rato van 2 maken %. Twee procent niet klinkt misschien als veel, maar als uw bedrijf A / P facturen totaal 75 miljoen dollar, dubbele betalingen kunnen rekening voor $1,5 miljoen. Neem een kijkje op de statistieken:
Medicare - inspecteur-generaal van het ministerie van gezondheid & Human Services geschat dat Medicare 89 miljoen dollar van dubbele betalingen in 1998 maakte.
Cingular - wij hebben nogmaals ontdekt dat betalingen online als een betaling van de elektronische middelen voor TDMA-accounts hebben in mindering gebracht tweemaal de betaalrekening van de klant.
Medicaid - We minstens $9.7 miljoen in dergelijke dubbele betalingen gedurende de periode van onze tweejarige audit geГЇdentificeerd, en geschat dat maar liefst 31,1 miljoen dollar in extra dubbele betalingen kan hebben geboekt. "
In een haast om de te veel betaalde bedragen te vinden, veel bedrijven opgedoken: A / P Recap, geautomatiseerde accountants, AP herstel, ACL, CostRecoverySolutions en meer. Dat deze bedrijven zijn bloeiende is een bewijs van het feit dat dubbele betalingen nog steeds in een alarmerend tempo plaatsvinden.
Veel softwarepakketten hebben sommige controle op dubbele facturen maar het duurt meestal enkele grondige opvragen om ze alle te vinden. Bijvoorbeeld, vele boekhoudpakketten dubbele factuur controleren en te voorkomen dat u een dubbele factuurnummer intoetsen van dezelfde leverancier. Maar gewoon een "A" toevoegen aan het factuurnummer of wijzigen een cent en je op uw manier aan een dubbele betaling bent. Een andere veel voorkomende fout is te vinden in de bestanden van de leverancier; dubbele leveranciersnummers voor dezelfde leverancier is de nummer een oorzaak van dubbele betalingen.
2) voeren sommige fuzzy-matching
Uitvoering van 'soortgelijk' fuzzy-matching in plaats van exact overeenkomende is wat maakt deze aanpak meer nauwkeurige en krachtige dan veel. We definiГ«ren "vergelijkbaar" betekenen het volgende:
Factuurnummers worden beschouwd als vergelijkbaar als ze exacte zijn na het strippen van om het even welk
nullen en een alfabetische tekens als interpunctietekens.
Factuurdatum worden beschouwd als soortgelijk als het verschil tussen de data kleiner dan een opgegeven bedrag zoals 7 dagen is. Bijvoorbeeld, als u ingevoerd "7" dagen voor de datum-tolerantie, vervolgens alle facturen met een datum van 7 verschillende of minder zou worden beschouwd als soortgelijk. Over het algemeen zetten we de datum tolerantie tot 21 dagen Overstaptijd dubbele betalingen 3 weken uit elkaar; Dit elimineert vaak vangen van legitieme huurbetalingen.
Bedragen worden beschouwd als vergelijkbaar als ze voldoen aan een van de drie criteria:
- de bedragen zijn 5% +/-de ander bedrag
- één bedrag is precies twee keer zoveel als de andere, dat wil zeggen $220.15 en $440.30
- de bedragen beginnen met de dezelfde eerste 4 cijfers, dat wil zeggen $123,45 en $1,234.55
3) afgerond-bedrag facturen
Mensen die fraude vaak plegen maken facturen met afgeronde bedragen, die facturen zonder centen zijn. Ja, je zou denken dat de fraudeur "cent" genoeg te doen anders zou hebben. Een gemakkelijke manier om te identificeren afgerond-bedrag facturen is de MOD functie in Excel gebruiken. Stel dat uw factuurbedrag is $150.17; MOD(150.17,1) geeft u dan de rest van het verdelen van 150.17 door 1, oftewel.17. Dus, met behulp van de functie MOD met een deler van 1 van een bedrag aan neen-centen zou laten een restant van 0. Bovendien proberen uw leveranciers rangschikken door degenen met een hoog percentage van afgerond-bedrag facturen. Om dit te doen, gewoon berekenen elke leveranciers aantal-afgerond-bedrag facturen en het verdelen van het totale aantal facturen voor die leverancier, verkrijgen van het percentage. Vervolgens rang door aflopende percentage als u wilt bekijken eerst de meest verdachte leveranciers.
4) facturen net onder goedkeuring bedragen
Mensen die fraude plegen zijn niet altijd de "scherpste mes in de lade." Stel dat u een A / P klerk kent de verschillende dollar drempels voor de goedkeuring van het beheer. Bijvoorbeeld, een toezichthouder alleen mogen goedkeuren van facturen van 3.000 dollar of minder, terwijl een manager mogen goedkeuren van facturen van $10.000 of minder, enzovoort. Stel deze A / P klerk en een manager wilt scheren off sommige extra dollars samen. Wat is de makkelijkste manier om het meeste geld? Maak een factuur net onder het niveau van de goedkeuring van deze manager: $9,998 wanneer het niveau van de goedkeuring $10.000 is; of $2,978 wanneer het niveau van de goedkeuring $3.000 is.
Om te identificeren deze potentieel frauduleuze facturen, probeer dit: identificeren van facturen die 3% (of minder) minder dan het bedrag van de goedkeuring. Bijvoorbeeld, als uw goedkeuring $3.000 bedraagt, zou vervolgens een factuur die ligt tussen $2,910 en $2.999 worden gemarkeerd als verdacht.
5) controleren diefstal zoeken
Meeste crediteuren afdelingen voeren een verzoening van crediteuren met de maandelijkse bankafschrift te identificeren van discrepanties tussen de twee. Dit proces kan ook behulpzaam zijn bij het identificeren van selectievakje fraude worden. Een eenvoudige manier om spot potentiГ«le selectievakje fraude is te identificeren ontbrekende selectievakje nummers of hiaten in verzoend controles nummers. Dit wordt meestal aangegeven op het bankafschrift met een ' * ' of '#' om aan te geven van het chequenummer niet sequentieel.
Een andere meer geavanceerde manier is om uit te voeren een omgekeerde positieve betalen elektronisch. Door het samenvoegen van uw cheque registreren, A / P bestand en bankafschriften samen, je hebt de kracht om het identificeren van gestolen controles. Beter nog, als uw bank OCR (Optical Character Recognition) capaciteiten heeft, kunt dan u de werkelijke begunstigde op de cheque.
Spreken in technologische voorwaarden, heb je 3 verschillende databanken waarin 1 activiteit. Gebruik de 3 gegevensbronnen te vinden van discrepanties in de 1 betaling. Als uw check-nummers unieke zijn, probeer samenvoegen alle 3 gegevensbronnen door het chequenummer en vergelijk elk van de volgende velden:
-begunstigde
-controleren van bedrag
-datum controleren
Gebruik SQL-code of een andere programmeertaal vast te stellen alle van de controles die in een databank en de andere niet. Bovendien identificeren alle van de controles die in alle 3 gegevensbronnen, maar hebben verschillende begunstigde namen of verschillende bedragen en datums.
|
